Planificar un buen presupuesto de una empresa es la clave para poder aplicar una buena estrategia de negocio. En esencia, el presupuesto ofrece una visión de futuro que pronostica el comportamiento de una serie de variables económicas, desde las ventas por cliente hasta las inversiones en innovación.
Tipos de presupuestos
Los presupuestos son una herramienta clave para implantar la estrategia empresarial definida por la organización. Esta planificación económica tiene que tener en cuenta cuatro aspectos esenciales de una empresa: gastos administrativos, ventas, producción y aspectos financieros.
El presupuesto suele partir de la previsión de ventas, que condiciona el resto de partidas, incluido el presupuesto de gastos administrativos o de estructura. El presupuesto de ventas y producción establece las ventas previstas para el año a partir de una demanda determinada y, en función de ellas, la producción necesaria según la oferta que la empresa está dispuesta a alcanzar.
El presupuesto financiero es lo último que hay que planificar, puesto que define el cash flow o flujo de caja (la diferencia entre los cobros y los pagos previstos en el periodo) que resulta de los tres aspectos anteriores. Un presupuesto financiero puede orientarse a la supervivencia de la empresa, a mantenerse frente a la competencia o a obtener ganancias.
Fases para elaborar un presupuesto de una empresa
Los presupuestos empresariales se suelen realizar de forma anual y, en algunas ocasiones, cada dos años. No conviene alargar demasiado su horizonte, puesto que cuanto mayor sea el plazo, más difícil será monitorizar el cumplimiento de los objetivos.
La elaboración de un presupuesto consta de una serie de fases que se deben cumplir para garantizar su correcta implantación y evaluación.
Análisis interno y externo: puedes seguir el método de análisis DAFO, el cual analiza todas las variables internas y externas que influyen en el desempeño de la empresa. Conociendo estos aspectos esenciales de tu negocio vas a poder focalizar el gasto de tu presupuesto en las áreas más importantes.
Planificar las áreas que requieren mayor presupuesto: en este paso hay que detallar todas y cada una de las actividades que requieren un gasto en la empresa, así como los recursos materiales y económicos que se necesitan.
Reunión con todas las áreas de la empresa: cada área de una empresa tiene unos intereses específicos y conoce los aspectos concretos en los que la empresa debe centrar sus esfuerzos. Es esencial planificar unos presupuestos que tengan en cuenta a todos los departamentos.
Establecer objetivos para cada departamento: unos buenos presupuestos deben concretar qué objetivos debe cumplir cada área o departamento de una empresa y asegurar el seguimiento de los mismos durante el plazo de vigencia presupuestaria.
Ofrecer motivación y objetivos alcanzables: establecer unos objetivos realistas (lo que no significa fáciles de conseguir) incentiva a los trabajadores. Además, si se reconocen sus logros, a la larga se van a involucrar voluntariamente en el éxito de la empresa.
Herramienta de control: un presupuesto es totalmente inservible si no se controla su cumplimiento durante y tras el periodo de vigencia. Es esencial analizar el grado de cumplimiento de los objetivos y si las actividades previstas se han ajustado al presupuesto asignado a cada una de ellas. Cualquier desviación debe analizarse, corregirse y tenerse en cuenta en los presupuestos del año siguiente.
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